Thủ tục hải quan là một trong những công việc bắt buộc phải thực hiện khi xuất/nhập khẩu hàng hóa. Vậy thủ tục hải quan xuất khẩu gồm có những bước gì? Cần lưu ý những gì khi làm thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất khẩu? Theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về quy trình làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu!
Thủ tục hải quan là gì?
Dựa vào Luật Hải quan 2014 thì thủ tục hải quan là công việc mà người khai hải quan và công chức hải quan phải thực hiện theo quy định pháp luật đối với những hàng hóa, phương tiện vận tải. Để đảm bảo hàng hóa, phương tiện vận tài được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới thì thủ tục hải quan là một trong những công việc bắt buộc cần phải thực hiện.
Tại sao cần làm thủ tục hải quan xuất khẩu?
Khai báo hải quan là một trong những công việc quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa. Đây là một trong những thủ tục cần thiết để đảm bảo hàng hóa, phương tiện vận tài được xuất khẩu qua biên giới. Mục đích lớn nhất của việc khai báo hải quan là:
- Để Nhà nước có căn cứ để tính và thu thuế.
- Để quản lý hàng hóa, đảm bảo hàng hóa ra lãnh thổ Việt Nam không thuộc trong danh mục các loại hàng hóa cấm xuất khẩu.
Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu
Bước 1: Xác định loại hàng hóa xuất khẩu
Không phải mặt hàng nào cũng được phép xuất khẩu ra nước ngoài. Chính vì vậy trước khi xuất khẩu một mặt hàng nào đó, điều quan trọng đầu tiên là cần kiểm tra xem hàng hóa xuất khẩu thuộc diện nào, có nằm trong danh mục các loại hàng hóa cấm xuất khẩu hay không. Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu được quy định trong Nghị định số 69/2018/NĐ-CP ngày 15/05/2018 của Chính phủ.
Hàng hóa xuất khẩu được chia ra thành các diện như:
- Hàng thương mại thông thường: Nhóm mặt hàng này không bị cấm xuất khẩu và thủ tục xuất khẩu cũng không phức tạp, rắc rối.
- Hàng cấm: Đây là nhóm mặt hàng không thể xuất khẩu được ra thị trường nước ngoài.
- Nhóm hàng cần xin giấy phép xuất khẩu: Đối với nhóm mặt hàng này thì khi làm thủ tục xuất khẩu, nhà kinh doanh, doanh nghiệp cần xin giấy phép đầy đủ. Một số nhóm mặt hàng cần xin giấy phép nhập khẩu bao gồm có: Thuốc tân dược, hạt giống, động thực vật, mẫu khoáng sản, gỗ và các sản phẩm được làm từ gỗ, chất lỏng, mỹ phẩm, than, sách báo, ổ đĩa cứng.
- Nhóm mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Thông thường những hàng hóa nhập khẩu sẽ được cơ quan chức năng kiểm tra chuyên ngành hơn là nhóm những mặt hàng xuất khẩu. Thực tế thì vẫn chưa có một quy định cụ thể nào về danh mục các mặt hàng cần phải kiểm tra chuyên ngành khi xuất khẩu ra nước ngoài.
- Hàng phải chịu thuế xuất khẩu: Để có thể xuất khẩu hàng hóa ra được ngoài thì nhà kinh doanh, doanh nghiệp cần phải đóng thuế đầy đủ. Trong trường hợp những mặt hàng này phải chịu thuế xuất khẩu.
- Nhóm hàng hóa xuất khẩu theo hạn ngạch: Là nhóm mặt hàng bị hạn chế về số lượng, khối lượng hay giá trị khi doanh nghiệp xuất ra nước ngoài.
Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương
Sale Contract hay còn được gọi là hợp đồng ngoại thương là hợp đồng thỏa thuận giữa 2 bên là xuất khẩu và nhập khẩu. Một số nội dung quan trọng cần được thể hiện trong hợp đồng ngoại thương có thể kể tới như: Tên hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức đóng gói, phương thức thanh toán, các thỏa thuận khác giữa người mua và người bán,…
Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng xuất khẩu
Bộ chứng từ hàng xuất khẩu gồm có các loại giấy tờ như:
- Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương)
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing list (Phiếu đóng gói hàng hóa)
- Booking note (Lưu khoang/Giấy lưu cước) – Là việc ghi chép lại việc đặt chỗ hãng tàu của chủ hàng nhằm để vận chuyển hàng hóa.
- Phơi phiếu xác nhận container đã hạ cảng.
- Các loại giấy phép khác tùy vào mặt hàng xuất khẩu.
Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan
Căn cứ vào những số liệu đã có từ bộ chứng từ, lúc này nhân viên khai báo hải quan sẽ vào phần mềm hải quan điện tử để nhập dữ liệu, lên tờ khai hải quan.
Đối với doanh nghiệp lần đầu tiên xuất khẩu hàng hóa thì cần thực hiện thêm một số công việc khác bao gồm:
- Mua chữ ký số từ những công ty uy tín như Viettel, VNPT, BKAV, Thái Sơn…
- Đăng ký chữ ký số với Tổng cục hải quan (hệ thống VNACCS).
- Tải và cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử. Hiện nay phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS của công ty Thái Sơn đang là phần mềm được đại đa số doanh nghiệp sử dụng.
- Sau khi cài đặt thành công phần mềm khai báo hải quan điện tử thì doanh nghiệp tiến hành khai báo thông tin lô hàng vào phần mềm. Sau khi truyền tờ khai hải quan xong thì in tờ khai và làm thủ tục tiếp tại chi cục hải quan như những bước ở dưới.
Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Sau khi khai báo hải quan trên phần mềm khai hải quan điện tử thành công, bộ hồ sơ hải quan của doanh nghiệp sẽ được phân ra thành 3 luồng là: Luồng xanh, luồng đỏ và luồng vàng. Ở mỗi kết quả phân luồng sẽ có quy định về thủ tục cũng như giấy tờ yêu cầu khác nhau. Cụ thể thì:
Tờ khai luồng xanh
Kết quả phân luồng là xanh là khi hàng hóa được chấp nhận thông quan điện tử ngay khi truyền tờ khai và được phân luồng hải quan. Khi tờ khai được phân luồng xanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số loại giấy tờ mang tới cơ quan hải quan bao gồm:
- Phơi hạ hàng
- Tờ mã vạch (in từ website của tổng cục hải quan)
- Phí hạ tầng (chỉ áp dụng ở cảng Hải Phòng).
Hải quan sẽ ký nháy và có nơi còn đóng dấu nội bộ ra mặt sau tờ khai, lúc này doanh nghiệp có thể đem nộp cho hãng tàu.
Tờ khai luồng vàng
Nếu kết quả phân luồng là luồng vàng thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giấy theo quy định tại Thông tư 38 (đã được sửa đổi bởi Thông tư 39). Sau đó mang bộ hồ sơ này đến chi cục hải quan để được công chức hải quan kiểm tra.
Đối với luồng đỏ
Trong trường hợp kết quả phân luồng là luồng đỏ thì cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Kiểm hóa có thể được thực hiện bằng máy soi chuyên dụng. Hoặc ngoài ra thì cán bộ hải quan cũng có thể mở container để kiểm tra thủ công.
Mục đích của việc kiểm tra hàng hóa luồng đỏ là xác định xem thực tế hàng hóa có giống như hồ sơ đã nêu hay không. Nếu kết quả là giống nhau thì lúc này doanh nghiệp có thể làm thủ tục hải quan như luồng xanh. Trong trường hợp hải quan phát hiện ra những sai sót nhỏ thì có thể doanh nghiệp sẽ phải sửa tờ khai. Trong trường hợp phát hiện thấy sai sót nặng thì hàng hóa của doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính. Thậm chí có trường hợp nặng thì còn bị cấm xuất khẩu hàng ra nước ngoài.
Bước 6: Thông quan và thanh lý tờ khai
Sau khi tờ khai đã được thông quan và qua hải quan giám sát thì doanh nghiệp chỉ cần nộp lại tờ khai kèm theo đó là 1 tờ in mã vạch lại cho hãng tàu. Điều này nhằm mục đích là để hãng tàu làm thủ tục xác nhận thực xuất với hải quan giám sát khi hàng hóa đã được lên tàu.
Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu và lưu ý quan trọng
- Các thông tin khai báo trên phần mềm khai báo hải quan bị sai: Khi khai báo hải quan điện tử, sẽ có một số thông tin sau khi khai xong sẽ chỉnh sửa được. Tuy nhiên sẽ có những thông tin khi đã khai thì sẽ không thể chỉnh sửa, bổ sung được. Việc khai lại tờ khai mới sẽ tốn khá nhiều thời gian.
- Khai sai mã HS Code hàng hóa xuất khẩu: Đây là một trong những lỗi thường gặp mà nhân viên gặp phải trong quá trình khai báo hải quan xuất khẩu. Chính vì vậy khi tiến hành khai báo hải quan, người khai cần nắm rõ được các quy tắc xác định mã HS Code để tránh những hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra.
- Những thông tin trên bộ chứng từ sai lệch, không khớp nhau: Nếu không kiểm tra kỹ càng, cẩn thận thì sẽ xảy ra tình trạng thông tin trên chứng từ bị sai. Theo đó là có sự sai lệch về điều kiện giao hàng, số lượng, trọng lượng, các lỗi chính tả,… Chính vì vậy khi khai báo, người khai hải quan phải cẩn thận, kiểm tra kỹ thông tin bộ chứng từ để tránh sai sót. Trong trường hợp có những sai sót thì cần thông báo cho các bên liên quan để kịp thời điều chỉnh.
- Lỗi thường gặp khi kiểm tra, đóng gói hàng hóa: Nếu như hàng hóa không được đóng gói cẩn thận theo đúng yêu cầu cũng như quy cách thì sẽ rất dễ bị hải quan kiểm tra. Do đó trước khi xuất ra nước ngoài, doanh nghiệp cần lưu ý tới tem nhãn hoặc xuất xứ, ngày sản xuất, hạn sử dụng…để đảm bảo cho quá trình thông quan hàng hóa diễn ra nhanh chóng hơn.
Trên đây là toàn bộ thông tin có liên quan tới thủ tục hải quan xuất khẩu mà Simba muốn gửi tới nhà kinh doanh, doanh nghiệp.
